Bemanningshandbok för Sollefteå kommun

De kommande åren kommer kompetensbristen i Sverige att växa inom alla branscher. Fram till 2031 bedöms 169 000 personer komma in på arbetsmarknaden men demografin och pensionsavgångarna kommer att kräva att enbart välfärden ska anställa minst 410 000 nya personer.

Till detta kommer stora behov inom näringslivet samt statens rekryteringsbehov.

För att klara välfärden kommer det att krävas att många fler än idag arbetar heltid och orkar jobba längre. Sollefteå kommun tillhörde pionjärerna när det kom till att erbjuda sina anställda rätten att jobba heltid men idag gör långtifrån alla det.

Inom äldreomsorgen jobbar enbart 69% av alla anställda heltid samtidigt som kostnaderna för verksamheten har ökat rejält (kostnadsökningarna började innan pandemin). Det senaste året har ett arbete pågått med att analysera verksamhetens utifrån såväl ett brukar som medarbetarperspektiv.

En del av analysarbetet har varit schemaläggningsprocessen och enheternas scheman. Analysen visar att såväl äldreomsorgen som funktionsstöds schemaläggning har brister som leder till att medarbetarna inte orkar arbeta heltid samtidigt som kvalitén för brukarna påverkas. För att komma tillrätta med detta har en bemanningshandbok som grundar sig i forskningen tagits fram.

Hur har bemanningshandboken tagits fram?

En projektgrupp bestående av enhetschefer, schemaspecialister och Kommunal har utarbetat förslag till innehåll till bemanningshandboken.

I de fåtal frågor där projektgruppen inte varit överens har en styrgrupp bestående av verksamhetschefer fattat beslut eller gett inriktningar. Parallellt med denna process har personal inom vård- och omsorg erbjudits möjligheter att genomgå utbildningar.

Vem fattar beslut om innehållet i bemanningshandboken?

Innehållet i bemanningshandboken fastställs av Social och omsorgs ledningsgrupp som består utav socialchefen Ann-Katrin Lundin, kommunstrateg Majed Safaee och verksamhetscheferna för äldreomsorg, funktionsstöd, Hälso- och sjukvård, Arbetsmarknadsenheten och Individ- och familjeomsorg.

Åtgärderna i handboken ligger inom ramen för förvaltningens beslutsmandat att genomföra och besluta om. Politiken har dock valt att besluta om ramar för förvaltningen att agera inom. De ramar som politiken beslutat om är följande,

- att den kommunala vård och omsorgens schemaläggning och bemanning ska styras av en bemanningshandbok med fokus på långsiktig hållbarhet avseende arbetsmiljö, kvalité och ekonomi

- att schemaläggning av personal ska ske på ett sådant sätt att så många som möjligt orkar arbeta heltid

- att antalet tillsvidareanställda successivt ska öka genom att implementera nya arbetssätt och stärka samarbetet mellan enheterna samtidigt som vikarieberoendet ska minskas

Denna bemanningshandbok kommer att gälla tills vidare. Bemanningshandboken kommer att utvärderas allt eftersom och förändringar kan komma att göras.

Skärpta regler för dygnsvila från 1 oktober 2023

SKR, Kommunal och Vårdförbundet har kommit överens om ett nytt avtal om att skräpa reglerna rörande dygnsvila.

De nya reglerna fastslår att arbete och dygnsvila ska förläggas alternerande under varje period om 24 timmar. Arbetspass och jourpass kan endast förläggas i direkt anslutning till varandra i undantagsfall om det föreligger särskilda skäl.

Bestämmelsen avseende dygnsvila skärps och förtydligas. Det fastslås att regeln är att arbetstagaren har rätt till minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar.

Det innebär att de långa passen med komprimerade arbetstider ska vara avvecklade den 1 oktober 2023.

Avtalet kommer efter att EU-kommissionen ifrågasatt om kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB) är förenligt med EU:s arbetstidsdirektiv i vissa delar. Parterna har därför kommit överens om att skärpa kollektivavtalets regler avseende dygnsvila i syfte att värna individernas skydd och säkerställa att avtalet är förenligt med arbetstidsdirektivet. Ändringarna träder i kraft 1 oktober 2023.

Varför en bemanningshandbok?

En bemanningshandbok behövs för att vi ska säkerställa att vi jobbar likvärdigt med schemaläggning i hela kommunen. Att hur man arbetar inte skiljer sig åt mellan enheter och kommundelar. Det är också för att säkerställa att vi följer den lagstiftning som finns kring arbetstider och säkerställer kvalitén för våra brukare.

Vad innehåller en bemanningshandbok?

Bemanningshandboken innehåller information om hur processen med bemanning ska gå till samt vilka regler som ska följas vid schemaläggning. Målet för bemanningshandboken är att skapa en jämn arbetsbelastning och jämn återhämtning. Att komprimera sina arbetstimmar till ett fåtal pass som i sin tur kräver längre återhämtning är inte långsiktigt hållbart. Den skärpta regeln på 11 timmars dygnsvila stärker detta ytterligare.

Varför ändra sättet att lägga scheman?

Idag lägger vi scheman som inte är långsiktigt hållbara varken för medarbetare eller brukare. De scheman som läggs idag motsäger forskningen med långa och tuffa arbetspass, där våra verksamheter är som högst bemannade under lugna perioder men lågt bemannade under de mest intensiva perioderna. De tuffa scheman vi har idag innebär också att vi inte är särskilt attraktiva för nya medarbetare. Det är inte heller bra för våra brukare eftersom schemaläggningen idag är beroende av ett stort antal vikarier.

Påverkas 35 timmars veckan?

Anställda inom omsorgen i Sollefteå kommun har 35 timmars arbetsvecka som heltidsmått. Detta förändras inte och heltidsmåttet är fortfarande 35 timmar/veckan.

Är det här en besparingsåtgärd?

Syftet med bemanningshanboken är inte ekonomisk. Målet är att få fler att orka jobba heltid längre detta för att vi dels ska klara bemanningen framöver, dels för att det är bättre för den enskilde individen. Bemanningshandboken kan få en rad positiva effekter, tillexempel genom att schemalägga på ett bättre sätt kan vikariebehovet minskas och fler tillsvidareanställas samt att de delade turerna på sikt avskaffas.

Är inte det här ett hälsoschema som redan testats och avskaffats i flera kommuner?

Hälsoscheman har kommit att bli ett samlingsnamn för nästan all förändring inom schemaläggning och många kommuner har valt olika komponenter. Sollefteå kommun har valt att inte kopiera någon annan kommun utan titta på vad forskningen säger, våra resurser samt demografi. Utifrån dessa komponenter har vi tagit fram en bemanningshandbok som ska klara balansen mellan den kvalitet våra brukare har rätt till och våra medarbetares möjligheter att orka jobba heltid.

Vad är resursenheten för något?

Ett samlingsnamn för de resurser som stöttar verksamheterna i schemaläggning och bemanningsfrågor. Resurserna är verksamhetsplanerare, bemanningsplanerare, schemaplanerare och en bemanningscontroller samt en enhetschef som håller ihop enheten och dess arbete. Enhetens medarbetare finns både ute i verksamheten och inne i kommunhuset.

Vad händer nu?

De första gruppernas schema enligt bemanningshandboken kommer att börja gälla under våren. Innan dess kommer förhandlingar och risk- och konsekvensanalyser att genomföras.

Verksamhetsanpassat grundschema och möjlighet att påverka

Idag fungerar schemaläggningen väldigt olika inom Sollefteå kommuns verksamheter. På en del platser kan processen med schemaläggning fortlöpa men det vanligaste är att väldigt mycket tid går åt att lösa bemannings- och schemafrågor. En del scheman läggs utan större hänsyn till brukarnas behov och existerande lagstiftning. Skärpta lagar och avtal gör också schemaarbetet alltmer komplext.

Allt sedan pandemin har det blivit tydligt att det traditionella sättet att lägga scheman inte längre är hållbart.

De scheman som införs nu är verksamhetsanpassade grundscheman som är skapade utifrån brukarnas behov, gällande lagstiftning och avtal.

För att säkerställa att våra scheman är långsiktigt hållbara och följer lagstiftningen kommer scheman att skapas av schemaspecialister. För att förenkla arbetet med schemaläggningen kommer ett verksamhetsanpassat grundschema ligga som grund i varje schemaperiod.

Som medarbetare kan du påverka ditt grundschema genom att diskutera anpassningar med din chef. Varje medarbetare kommer dessutom kunna göra passbyten med sina kollegor i varje ny schemaperiod.

Sen är målsättningen att samtliga ska känna att det viktigaste är att våra brukare och deras behov och att vi alla måste hjälpas åt för att det ska bli så bra som möjligt.

Varför ändras arbetstiden på natten?

Det finns ett flera skäl till detta. Forskningen visar att vi presterar sämre efter 8 timmars arbete. Samt att det finns särskilda risker med långa pass på natten. Arbeten som innebär särskilda risker eller innebär fysisk och mental ansträngning bör inte vara längre än 8 timmar.

Det andra skälet är för att personaltimmarna ska räcka till fler arbetspass. Idag innebär schemaläggningen att verksamheten är underbemannad under de stressiga timmarna på dygnet men överbemannad när det är lugnare. Det är svårt att motivera varför natten ska vara 10 timmar (eller 11 timmar) långt om det innebär många timmar över behovet på eftermiddagarna då dagpassen och kvällspassen överlappar varandra.

Till detta ska läggas att personal som arbetar natt idag har ett heltidsmått på 34,2 timmar i veckan.

Fler arbetspass per schemaperiod

Ju fler arbetspass som kan skapas, särskilt för att täcka behovet på morgonen, desto bättre blir det för våra brukare och för våra medarbetare. Det är oftast då det är som mest stressigt. Om de som arbetar deltid i stället arbetar färre arbetspass men längre bidrar dessa enbart till att öka personaltimmarna på eftermiddagarna, då behovet är som minst.

Samplanering och samarbete

Redan idag arbetar en del enheter och verksamheter i Sollefteå kommun med samplanering och samarbete. Idag är våra verksamheter för beroende av timvikarier vilket innebär att arbetsbelastningen ofta blir högre då ordinarie personal måste ta ett större ansvar när vikarierna saknar rätt kompetens. Det blir också allt svårare att få tag på timvikarier i allt fler verksamheter, något som redan idag märks och leder till att personal beordras ut eller måste arbeta övertid.

Därför behöver vi anställa fler medarbetare för att säkra framtidens kvalitet och kompetens inom vård och omsorg. För att kunna göra detta så måste vi bli bättre på att samplanera och samarbete. Kan våra enheter stötta varandra genom att täcka upp för varandra så kan fler ordinarie personal anställas. Det innebär inte att du förväntas arbeta över hela kommunens geografiska yta utan i ditt samplaneringsområde som kan t.ex. vara två närliggande avdelningar. Detta ska också alltid föregås av en bra introduktion. Varje enhet har som sitt ansvar att se till att alla medarbetare alltid får ett bra mottagande.

Kan man inte bara ge verksamheterna mer pengar?

Mer pengar är inte lösningen på en illa fungerande schemaläggning och komprimering av arbetstimmar. Att avsätta mer medel till en modell som idag inte fungerar varken för medarbetare, som upplever arbetet som för stressigt, och brukare som inte får den omsorg de förtjänar bedöms inte vara rätt väg att gå. Därför är det viktigt att vi är öppna för att testa nya arbetssätt och modeller.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Bemanningshandbok 230120.pdf Pdf, 435.4 kB. 435.4 kB 2023-01-20 09.06