Upphandling och inköp

Alla varor, tjänster och entreprenader som kommunen har behov av ska upphandlas. Hur upphandlingen går till beror på vilken summa inköpen gäller. Varje år upphandlar kommunen för flera hundra miljoner kronor. När det rör sig om så mycket pengar är det extra viktigt att upphandlingarna sker korrekt och ansvarsfullt.

För att gynna konkurrens ska upphandlingarna vara transparanta och affärsmässiga. På kommunen är det upphandlingsenheten som ser till att upphandlingarna genomförs på ett riktigt sätt.

När en specifik förvaltning bestämmer sig för att göra en upphandling är det förvaltningen och inte upphandlingsenheten som har ansvaret. Oftast är upphandlingsenheten med som projektledare eller rådgivare, även vid sådana upphandlingar.

Regler och policy för upphandling

Oavsett vem som ansvarar för upphandlingen ska Lagen om offentlig upphandling (LOU) alltid följas. Utöver Lagen om offentlig upphandling, så har Sollefteå kommun en Upphandlingspolicy och ett Upphandlingsreglemente. Det är kommunstyrelsen som har beslutat om dem för att minska kostnader och att alla upphandlingar ska ske på ett professionellt och riktigt sätt.

Elektroniska fakturor

Från 1 april 2019 trädde en ny lag i kraft som innebär att de fakturor som en leverantör skickar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska. En upphandlande myndighet eller enhet kan vara kommun, landsting och regioner samt staten.

Fakturorna ska överensstämma med den Europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard avtalats. PDF-faktura likställs inte som elektronisk faktura.

Kravet på elektroniska fakturor gäller även vid direktinköp dvs. direkt i affär eller på webben.

Planerade upphandlingar

Pågående upphandlingar

Att lämna anbud

Är du intresserad av att delta i en upphandling hos kommunen eller vill du veta vilka upphandlingar kommunen gör?

Alla offentliga myndigheter är skyldiga att annonsera varje upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) i en allmäntillgänglig databas.

Sollefteå kommun använder e-Avrop för att annonsera upphandlingar.

Det du behöver göra är att registrera dig, vilket är kostnadsfritt.

När du väl registrerat dig kan du prenumerera på Sollefteå kommuns alla upphandlingar eller upphandlingar inom ett visst branschområde. Vid sådan prenumeration får du ett mail när en upphandling har annonserats.

Upphandlingsprocessen

När kommunen valt upphandlingsform startar arbetet med att skapa ett förfrågningsunderlag. I vissa fall (särskilt vid entreprenader) används konsulter.

När det arbetet är klart annonseras upphandlingen i e-Avrop. Under anbudstiden kan du ställa frågor till den ansvarige upphandlaren via e-Avrop. Både frågan och svaret skickas till alla som laddat hem förfrågningsunderlaget. Anbuden tas in elektroniskt via e-Avrop.

Sollefteå kommun använder också ett så kallat upphandlingsstöd i e-Avrop. Det betyder att kvalificering och utvärdering av inkomna anbud hanteras i systemet. När utvärderingen är klar sker tilldelning.

Avtal

Sollefteå kommuns avtal finns samlade i en extern databas.

Den vanligaste formen av avtal är så kallat ramavtal. Andra former kan vara leveransavtal eller beställningsskrivelser. Ett ramavtal får gälla i max 4 år. Det kan tilldelas en eller flera leverantörer eller entreprenörer. En upphandling kan delas upp i flera olika områden, dels produktmässigt men även geografiskt.

När kommunen gör ett enskilt köp kan det räcka med ett leveransavtal. Ibland räcker det också med en beställningsskrivelse om värdet på varan eller tjänsten är låg.

De avtal som skrivs med kommunen ska reglera omfattning, kommersiella villkor och särskilda villkor.