Arrangera ett evenemang

Tre unga tjejer sitter på en scen och spelar gitarr och sjunger

Funderar du och dina kompisar på att arrangera en utställning, en välgörenhetsgala, ett disco, ett musikuppträdande, en teaterföreställning eller något annat spännande?

Här nedanför finns lite goda råd. Läs dem gärna.


Lokaler och anläggningar


Kolla gärna med kommunen, studieförbunden, Folkets Hus (finns i både Sollefteå, Junsele, Ramsele, Näsåker, Undrom m.m.).


Tänk på att anläggningen eller lokalen bör vara anpassad efter hur många besökare du tror ska komma på arrangemanget. Det är många gånger bättre med 70 besökare i en lokal som har plats för 150, än 150 besökare i en lokal som har plats för 500. Fråga gärna om vilka regler som gäller för lokalen. Om den är godkänd utifrån brandföreskrifter kanske är den viktigaste frågan


Organisation

Det viktigt att du tänker på vilka som ska göra vad bland er som är inblandade i arrangemanget. Vem ansvarar för marknadsföringen? Tillstånd? Inköp och försäljning? Räkna på eknonomin? Jagar sponsorer? osv. osv.


Gör gärna en lista av de arbetsuppgifter du känner till och försök sedan att bestäm hur de ska bli gjorda. Kom ihåg att träffas ofta (ha möten) regelbundet, där ni kollar vad som har gjorts och vad som finns kvar att göra innan arrangemanget ska genomföras.


Marknadsföring

  • Det är bra att börja prata om /visa upp arrangemanget i "lämplig tid" innan det ska genomföras. Inte för långt i förväg och heller inte för sent.
  • Vilken / vilka är målgruppen/-erna?
  • Vilka så kallade "marknadsföringskanaler" finns? Jo, TV, lokaltidningar, affischer, muntlig information (prata med släkt, vänner och andra), nätet, skolor, fritidsgårdar, turistbyrån, via evenemangskalendern på Sollefteå kommuns besökarwebb.


Tillstånd

Undersök med polisen om vilka tillstånd som krävs för så kallad "offentlig tillställning".  Via Polisen  man reda på om det krävs vakter och i så fall hur många.  Ett tillstånd brukar kosta några hundralappar.


Ekonomi

Det är lätt att bli entusiastisk (upprymd) och måla upp en bild av att många besökare kommer att betala entré. Det är inte fel att ha höga planer, men kom ihåg att tänka på att det kan komma mindre personer än vad ni hade tänkt er (räknat på).


En bra regel kan vara att i tanken halvera besöksantalet och att man ser att det ändå finns möjlighet att betala arrangemanget. Många gånger kan det vara bättre att arrangera med musiker/artister från orten, som inte kostar så mycket, för att på det sättet Känna sig för och bli varm i kläderna.


Du kan alltid kolla fonder, bidrag, stipendier om din arrangemang passar kriterier. Om du är Ungdom under 26 år kan du alltid söka pengar genom utvecklingsfonden.


Sponsring

Sponsring kan i tanken kännas lätt fixat, men i verkligheten kan man få jobba hårt för att få in pengar/saker via sponsorer. Om du har en förälder eller släkting som har eget företag, så kan du kanske fråga om de har lust att sponsra ditt arrangemang på något sätt.

Publicerad: 2018-02-13

Medborgarservice